Je suis Secrétaire du CSE. Puis-je faire appel à un prestataire externe pour rédiger mes procès-verbaux ?
Oui bien sûr, il suffit de consulter les autres Elus et d’obtenir une approbation à la majorité, lors d’un vote (pensez à porter ce point à l’ODJ). Vous n’avez pas besoin d’obtenir l’accord de votre Direction, mais rien ne vous empêche de l’en informer, pour maintenir des relations saines d’autant plus si ce prestataire se rend dans les locaux de l’entreprise.
Sachez que vous garderez la main sur les PV, puisque nous vous transmettons toujours les PV en format modifiable.
Quel est l’intérêt de faire appel à un prestataire externe pour la rédaction des PV ?
Le premier et non pas des moindres sera de gagner en efficacité : finies les prises de notes et la fastidieuse rédaction des PV, surtout que ces PV doivent être rédigés dans de très courts délais, malgré les autres activités que vous pouvez avoir en parallèle.
Quelques autres avantages sont à noter : vous pourrez vous concentrer sur les débats et non sur la prise de notes. Vous serez également assuré.e qu’aucune information ne sera omise et que le PV sera rédigé dans une stricte neutralité, ce qui apaise bien souvent les éventuelles tensions entre les Elus eux-mêmes mais aussi entre les Elus et la Direction.
L’enregistrement de la réunion est-il légale ?
Oui bien sûr, comme la loi Rebsamen le prévoit. Il suffit de consulter les autres Elus et d’obtenir leur approbation à la majorité, lors d’un vote (pensez à porter ce point à l’ODJ). Vous n’avez pas besoin d’obtenir l’accord de votre Direction, mais rien ne vous empêche de l’en informer, pour maintenir des relations saines.
Nous concernant, nous détruisons le fichier audio, dès lors que le PV concerné est approuvé.
Quel est le délai à respecter pour la rédaction d’un PV ?
Le PV doit être établi dans le délai prévu par accord d’entreprise ou par accord entre l’employeur et le CSE.
A défaut d’accord, le PV de réunion doit être rédigé par le Secrétaire et communiqué à l’employeur et aux autres membres du CSE dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion. En revanche, si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai de 15 jours, le PV doit être établi avant la date de cette autre réunion.
Des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :
A l’issue de ce délai, le Secrétaire doit transmettre le PV à l’employeur pour qu’il puisse faire part de ses décisions et observations lors de la réunion CSE suivante.
Comment rédigeons-nous un compte rendu à partir d’un enregistrement audio ?
Nos consultant.e.s sont expert.e.s en la matière. Transmettez-nous un modèle de PV et votre fichier audio (attention à la qualité du fichier svp), et nous nous chargeons de tout.
Nous vous transmettons toujours le projet de PV en format modifiable et, si nous avons un doute/une interrogation sur un nom ou un terme, nous identifions clairement ces interrogations, afin que vous puissiez apporter vos précisions facilement.
Que faire en cas de réunion extraordinaire imprévue ?
Nous avons pour habitude de vous dédier un consultant.e, que nous assistions ou non à vos réunions.
Si une réunion extraordinaire s’organise à la dernière minute, nous mettons tout en ouvre pour libérer votre consultant.e dédié.e, qui peut ainsi prendre en charge votre réunion. Si toutefois, il/elle ne peut se rendre disponible, nous disposons d’une équipe solide et serons à même de vous détacher, à titre exceptionnel, un.e autre consultant.e. Sachez que votre consultant.e dédié.e sera alors en charge de la relecture du PV.
Enfin, si vous n’avez pas pu ou pas pensé à nous prévenir de la tenue de cette réunion, transmettez-nous simplement le fichier audio, et nous nous ferons un plaisir de rédiger le PV.
Est-ce possible de ne pas enregistrer la réunion ?
Oui. Les Elus ont le choix d’enregistrer ou non une réunion. Pour rappel, l’enregistrement est soumis à un vote, en séance.
La Direction peut faire part de ses préférences, mais n’a aucunement le droit de donner son avis.
De notre côté, nous avons constaté que 90% des CSE font le choix d’enregistrer leur réunion. Ces enregistrements permettent de réduire les tensions, d’une part parce que les interlocuteurs se montrent plus respectueux les uns envers les autres, lorsqu’ils sont enregistrés, et d’autre part, parce qu’en cas de désaccord sur certains propos, le fichier audio permet de vérifier simplement et rapidement ce qui a été dit.
Un PV est-il obligatoire ?
Oui. Pour chaque réunion CSE, le Secrétaire doit rédiger un procès-verbal. La rédaction de ce document est essentielle car il a valeur juridique et permet de prouver les engagements pris en séance. Ainsi, le procès-verbal permet de démontrer que l’employeur a ou non respecté ses obligations en matière d’informations et consultations du CSE. Le PV permet ainsi de garder en archives les décisions de l’Instance.
Est-il possible de réaliser un PV sur la base unique d’un Enregistrement ?
Oui, nous y sommes habitués et travaillons pour de nombreux CSE, à travers toute la France, sur la base unique d’enregistrements.
Pour vous rassurer et créer un lien avec l’agence, avant de nous confier votre enregistrement, nous pouvons bien sûr organiser une première rencontre en présentiel, ou en distanciel (visio), afin de faire connaissance et convenir ensemble, d’un format de PV adapté.
Est-il possible de réaliser un PV nominatif (intégrant les noms des Elus intervenants) ?
Oui. Sachez d’ailleurs qu’un client sur deux nous formule cette demande. Nos méthodes nous permettent aisément d’identifier les interlocuteurs qui prennent la parole, que nous assistions ou non à vos réunions.
Est-il possible d’avoir toujours le même Consultant/Rédacteur pour notre CSE ?
Oui, sachez que non seulement c’est possible, mais que nous mettons un point d’honneur à ce que ce soit le cas. Vous serez suivi par un.e même Consultant.e sauf, bien sûr, lorsqu’il sera en congés.
Pouvons nous apporter nos propres corrections sur le PV qui nous est adressé ?
Oui. Nos PV vous sont toujours adressés en format modifiable, parfois même avec une copie de l’enregistrement que nous avons effectué, avec votre accord.
Ainsi, vous pouvez relire et modifier à souhait votre PV, pour apporter votre touche personnelle.
A qui est adressé le PV ?
Le PV est adressé exclusivement au Secrétaire du CSE (et à son adjoint). Charge à lui de le communiquer aux autres Elus et à la Direction, quand il le souhaite.
A noter que quelques rares Secrétaires souhaitent que le PV soit adressé simultanément à la Direction.
Est-ce que le PV adressé sera mis en forme avec notre entête ?
Oui, nous respectons strictement votre présentation habituelle. Nous vous invitons, dès le début de notre collaboration, à nous communiquer un modèle de PV (reste confidentiel), dont nous respecterons le format, mais aussi le style de police et de rédaction.
Quelles sont les étapes à suivre une fois que vous recevez le PV rédigé ?
Plusieurs étapes sont à prévoir :