Vous êtes Secrétaire du CSE, vous savez que votre rôle est primordial et c’est ce qui vous inquiète ? Comment bien vous organiser ? Comment gérer une réunion avec efficacité, pour qu’elle soit non seulement constructive, mais aussi pour que vous soyez assuré.e d’obtenir les réponses tant attendues

Rappelez-vous : Un avion sans pilote n’est qu’une simple pièce de métal, un pilote sans son avion n’est rien de plus qu’un simple homme.

Vous trouverez ici quelques clés, pour vous aider à réussir pleinement dans votre mission. Ajoutez à ces clés votre bon sens, et vous serez le(la) Secrétaire parfait.e. 

Avant la réunion CSE : Bien se préparer

• Recueillez les questions des Elus en amont de la réunion préparatoire, demander leur des précisions et reformulez les questions, le cas échéant.
• Documentez-vous sur les sujets spécifiques. En cas de doute, rapprochez-vous d’un juriste, expert en la matière.
• Lors de la réunion préparatoire avec la Direction, soyez ouvert et à l’écoute, mais sachez rester ferme sur vos questions, gardez en tête que vous représentez les salariés.
• Travaillez les points de l’ODJ apportés par la Direction. Si besoin, faites-vous aider des autres membres élus et rapprochez-vous des services/personnes concerné.e.s par ces points, de juristes, de cabinets comptable expert en CSE…

Astuce : Misez sur l’efficacité. Non, poser 5 questions sur le même sujet n’est pas utile, préférez synthétiser pour ne poser qu’une question. L’objectif est de traiter les points qui vous tiennent à cœur, en plus de ceux de la Direction, dans le laps de temps imparti. Ne dit-on pas « le temps, c’est de l’argent ?»

Pendant la réunion CSE : Positionnez-vous en tant que Chef d’orchestre

• Assurez-vous que tout le monde soit arrivé, avant l’ouverture de la séance.

• Avant de commencer, 3 maitres mots : Bienveillance, Ecoute, Calme. Mettez ce bon vieux stress de côté, vous êtes ici en ami.e.

• Lors de l’approbation du précédent PV, la parole est ouverte à tous (l’idée étant d’avoir échangé en amont) mais vous seul.e gardez la main sur les éventuelles modifications à apporter. A cette étape, c’est vous qui avez le pouvoir (ce n’est pas si désagréable, vous verrez).

• A vous d’annoncer les points à l’ODJ, au fur et à mesure qu’ils sont abordés.

• Veillez à ce que chacun puisse s’exprimer, à tour de rôle.

• Pensez à votre posture : faites jouer vos sens et votre regard. Observez et regardez vos interlocuteurs dans les yeux. Affirmez votre confiance. Si vos sujets sont préparés, cela ne devrait pas poser de difficulté. La prise de notes coupe la communication. Veillez à vous munir d’un dictaphone si vous n’avez pas de prestataire.

• Assurez-vous que la Direction ait apporté toutes les précisions demandées. Au besoin, insistez et reformulez la question.

• Le ton monte ? Sachez recadrer les débats, recentrez l’assemblée sur la réunion. Utilisez votre atout (la Carte Magique !) : La Suspension de Séance qui permet bien souvent de calmer les esprits.

• Quoiqu’il arrive, veillez à ce que les Elus ne fassent qu’un, face à la Direction, vous réglerez vos comptes plus tard.

• La Direction vous a apporté tous les éclairages souhaités ? N’hésitez pas à la remercier, c’est ainsi la garantie d’entretenir un dialogue social sain.

• Oups, vous devez rendre un avis ? Formulez précisément le point sur lequel doit porter l’avis. Vous avez des doutes, alors pas de doute, il vous est impossible de rendre un avis. Sachez là encore utiliser votre atout (la suspension), voire même votre joker. Et oui, vous avez droit de reporter le vote. Vous pouvez même aller jusqu’à émettre un droit d’alerte. Si si… S’il vous manque des informations, détaillez vos questions (en réunion ou à postériori) et demandez la tenue d’une réunion extraordinaire, afin que les Elus prennent le temps d’échanger entre eux et de recourir à d’éventuels experts, que votre Direction se fera un plaisir de financer. La Direction pourra quant à elle préparer les réponses à vos questions, en vue de cette réunion extraordinaire.

• Enfin, avant de clore la séance, assurez-vous que tous les points ont été abordés et demandez aux membres Elus s’ils ont des questions. Remerciez chaleureusement la Direction (je vous assure, ça se fait) et clôturer la séance.

Astuce : N’oubliez pas, vous pouvez vous abstenir, lors d’un rendu d’avis !

Après la réunion : Point par point

• Debriefez avec les autres Elus.

• Armez-vous de courage, vous avez quelques jours pour rédiger le PV, sauf si vous avez fait le choix de confier cette tâche fastidieuse à un prestataire (bon je ne vous cache pas que j’espère qu’il s’agit bien de CBP CE ! sfief@cbp-ce.fr / www.cbp-ce.fr ).

• Une fois le PV rédigé, diffusez-le aux membres Elus et aux éventuels intervenants, pour avis (là encore, il n’y a que vous qui avez la main).

• Rapprochez-vous des éventuels experts et/ou juristes, qui sauront vous aider à traiter les points restés en suspens.

• Bien sûr et comme vous le savez, c’est le cœur de votre mission, restez disponible (ça concerne également les autres Elus) pour répondre aux questions des salariés, leur communiquer les principales informations abordées en réunion (en évitant d’aborder les sujets confidentiels, cela va sans dire).

Bon à savoir : Le délai de 15 jours calendaire indiqué par décret pour la rédaction du PV des réunions du CSE n’est pas une obligation. En effet, c’est l’accord d’entreprise conclu entre l’employeur et les membres élus du comité qui définit le délai de production de même que la forme de ce document.

Ayez « Une main de fer dans un gant de velours »,

pour ne pas perdre ce « Bras de fer » avec la Direction !